Spring naar hoofd-inhoud

Hallo....Kun je me horen?

Het fundament van communicatie: Rapport

Wil je iets bereiken bij de ander, iets bewerkstelligen, iets (mee)geven of ontvangen, dan is een goede verbinding noodzakelijk.
Metafoor: tijdens een telefoongesprek met gestoorde verbinding is communicatie lastig of ondoenlijk.

Rapport: noodzakelijk en effectief

Je kunt in storingvrije verbinding komen door Rapport. De totstandkoming van deze verbinding  is een proces van ontvankelijk zijn voor elkaar. 
Dit proces is niet zozeer een techniek, het is veeleer een houding.
Deze houding kenmerkt zich door:

  • In aandacht zijn voor de ander.
  • Respect hebben voor de ‘de kijk op de wereld’ van de ander (Model Of the World).
  • Afstemmen op de ander (voordat je eventueel gaat leiden. Mensen zijn bereid jou te volgen als jij bereid bent hen te volgen).

Rapport houdt in dat de communicatie-relatie gekenmerkt wordt door gelijkvormigheid, overeenkomst, affiniteit.
Zo kan een sfeer van wederzijds vertrouwen ontstaan waarin effectieve communicatie mogelijk is.
Rapport wordt door de ander ervaren als het gevoel begrepen te worden zonder beoordeling.
Het opbouwen van rapport is in elke vorm en context van communicatie noodzakelijk en effectief.

Rapport is het fundament van de communicatie.
Rapport houdt in dat jij de ander als persoon respecteert, waardeert zoals hij is en dat je zijn potentieel ziet.
Vanuit opgebouwd rapport geef je de ander de volgende signalen:

  • Ik zie je.
  • Je bent waardevol.
  • Je hebt iets belangrijks bij te dragen.
  • Je bent welkom.

Dit geldt voor iedere context waarin communicatie plaatsvindt: professioneel, relationeel, persoonlijk.
Rapport bouw je op vanuit een staat waarin de aandacht volledig naar buiten is gericht (uptime)
Je richt je op 3 elementen:

1. Afstemmen – Matching
Je brengt je gedrag in overeenstemming met dat van de ander om rapport op te bouwen en te handhaven.
Je stemt af door ‘de taal van de ander’ te gebruiken, ook de lichaamstaal.
Afstemmingvariabelen:

  • lichaamshouding, bewegingen, gebaren.
  • spraak: volume, toon, tempo, ritme.
  • ademhaling: tempo, ritme en diepte.           
  • predicaten (welke zintuiglijke woorden gebruikt de ander: visueel, auditief, kinesthetisch?) .

voorbeeld: dat ziet er goed uit: visueel - dat klinkt goed: auditief - dat voelt goed: kinesthetisch

  • sleutelwoorden en karakteristieke uitdrukkingen
  • overtuigingen en waarden (de mening van de ander, wat vindt de ander belangrijk ).
  • cultuur (omgangsvormen, outfit etc.)

Matching is een natuurlijke weerspiegeling van gelijkenis. 

2. Backtrack – Terugspelen
Back on the track: het spoor terugvolgen.
Backtracking is de expressie en de woorden van de ander spiegelen, teruggeven: soms letterlijk een woord, een deel van een zin, soms een samenvatting van het daarvoor gezegde met dezelfde woorden en zoveel mogelijk met dezelfde intonatie.

Backtracking is:

  • zowel verbaal als non-verbaal feedback geven aan de ander vanuit de interactie.
  • communiceren aan de ander wat jij begrijpt dat hij/zij gecommuniceerd heeft.
  • een actief proces met minimale interpretatie.
  • een middel om betrokkenheid te tonen.

Backtracking vraagt aandachtige waarneming en een continue aanpassing in gedrag, gebaseerd op de respons van de ander. Het is een cybernetische communicatie, waarbij je het gedrag van de ander jouw gedrag laat leiden…. naar het doel dat jij hebt.
Het is hierbij belangrijk dat je open te staat voor verandering zodat je je op natuurlijke wijze kunt aanpassen (zo voorkom je ‘robotmatig na-apen’).
Een goede backtrack kan bewerkstelligen dat de ander zich werkelijk gehoord voelt én is een middel om binnen het gesprek goed op het spoor te blijven.

Hoe eenvoudig kan het zijn:

  • De ander: Ik maak me zorgen en ik voel me uitgeput. Ik heb weinig steun van mijn collega’s!
  • Jij:  Dus je maakt je zorgen, je voelt je uitgeput en je hebt weinig steun van je collega’s
  • De ander:  Ja…inderdaad.

3. Sorting By Other (SBO) – Priotiteit/Aandacht voor de ander
SBO is je inleven in de ander zijn Model of the World (MOW, zijn kijk op de wereld).
De bereidheid  tot gerichtheid op de ander is hier bij jouw ‘starthouding’ van de communicatie.
Gedurende de communicatie:

  • geef je het MOW van de ander voorrang.
  • richt je je intentie, motivatie op het welzijn en voordeel van de ander.
  • blijft de focus op de ander, je blijft betrokken bij de ervaring van de ander.

Bij SBO:               

  • blijft je bewust van jezelf.
  • heb je een betrokkenheid, een soort identificatie met de emoties van de ander, terwijl ze van de ander blijven.
  • heb je gezonde grenzen tussen jezelf en de ander.
  • heb je aandacht voor zowel de verschillen als de gelijkenissen.
  • voorkom je interpretaties door jouw waarnemingen te checken bij de ander.
  • is de kwaliteit van het rapport waarneembaar bij de ander.

Samengevat:

Met Rapport open je deuren.
Als je goed wil worden in doelen bereiken,….wordt dan eerst goed in rapport maken.